W związku z wystąpieniem epidemii COVID-19, czyli działaniem siły wyższej, Beneficjenci Programu znaleźli się w trudnej sytuacji utrudniającej prawidłową realizację projektów. Prawdopodobnie wiele działań w dofinansowanych projektach musi zostać odłożonych w czasie, a być może nawet odwołanych bez możliwości zastąpienia. Dlatego też instytucje programowe przygotowały szereg ułatwień w stosowaniu zasad programowych mający na celu zmniejszenie negatywnego wpływu pandemii na działania beneficjentów.

Podczas realizacji działań projektowych Instytucja Zarządzająca zaleca postępowanie zgodnie z instrukcjami odpowiednich organów odpowiedzialnych za zdrowie publiczne, takich jak WHO lub krajowe organizacje zdrowotne.

Należy pamiętać, aby planowanie przyszłych wydarzeń uzależniać od aktualnej sytuacji związanej z pandemią tak, aby uniknąć generowania nowych kosztów, nieprzyczyniających się do osiągania celów projektu. W przypadku organizacji podróży i wydarzeń w ramach projektu prosimy o wybór elastycznych opcji rezerwacji (z możliwością bezkosztowego anulowania, bądź zmiany terminu rezerwacji w razie potrzeby).

Prosimy również o rozważenie zmiany charakteru wydarzeń na rzecz spotkań on-line, wideokonferencji, prezentacji wyników on-line, przy wykorzystaniu mediów społecznościowych, stron internetowych itp w obszarach gdzie jest to możliwe.

W porozumieniu z Partnerami Programu Instytucja Zarządzająca ustala, że wydatki zatwierdzone w ramach projektów pozostają kwalifikowalne również wtedy, gdy ze względu na epidemię COVID-19 wystąpiły utrudnienia w przeprowadzeniu działań projektowych. Dotyczy to już zaplanowanych oraz poniesionych wydatków przed i podczas trwania pandemii pod warunkiem wykazania braku możliwości ich odzyskania, wydatkowania w innym terminie lub gdy ich poniesienie jest niezbędne z punktu widzenia realizacji celów projektu. Za kwalifikowalne zostaną uznane w szczególności następujące wydatki:

• koszty osobowe osób zatrudnionych w projekcie, (np. części składowe wynagrodzenia dla osób zatrudnionych na umowach cywilno-prawnych, które podczas trwania pandemii nie mogą świadczyć swojej pracy, np. nauczyciele zatrudnieni w projektach edukacyjnych)
• wydatki biurowe i administracyjne (np. czynsz, koszty komunikacji);
• koszty podróży i zakwaterowania (w przypadku odwołania lub rezygnacji z podróży, koszty, które nie zostały zwrócone beneficjentowi (np. opłaty za odwołanie, opłaty za zmianę rezerwacji itp.). Przy czym należy pamiętać, że beneficjent jest zobowiązany do;
  a) udokumentowania podjęcia przez siebie odpowiednio wcześnie starań, zmierzających do odwołania danego działania oraz odzyskania poniesionych wydatków i
  b) udokumentowania braku możliwości uzyskania zwrotu kosztów (w całości lub w części)
• wybór samochodu osobowego jako środka transportu może być uzasadniony wystąpieniem siły wyższej oraz nieodzownością samej podróży;
• koszty usług zewnętrznych (np. opłaty za odwołanie imprez lub usług, koszty produkcji materiałów związanych z imprezą (np. ulotki, plakaty itp.) w przypadku odwołanych lub przełożonych imprez).Przy czym należy pamiętać, że beneficjent jest zobowiązany do;
  a) udokumentowania podjęcia przez siebie odpowiednio wcześnie starań, zmierzających do odwołania danego działania oraz odzyskania poniesionych wydatków i
  b) udokumentowania braku możliwości uzyskania zwrotu kosztów (w całości lub w części) i
  c) dany produkt lub usługa, którego dotyczą wydatki, nie są możliwe do wykorzystania lub zrealizowania w innym czasie lub działaniu
• koszty budowy i wyposażenia
• koszty dodatkowe, które nie mogły być przewidziane, a które beneficjent musi ponieść w związku z realizacją celów projektu (np. opłaty za opóźnienia, przestoje, tymczasowe magazynowanie, transport itp.).

W celu skorzystania z którejś z powyższych możliwości, konieczne jest uzasadnienie związku sytuacji w projekcie z pandemią. Przy ocenie sytuacji naczelnym kryterium będzie dobro projektu pojmowanego jako całość, realizacja jego celów, osiągnięcie planowanych wyników i wdrożenie działań. W celu wykazania konieczności poniesienia wydatków, beneficjent musi udokumentować i przechowywać odpowiednią dokumentację oraz dowody, takie jak: umowy, ogólne warunki działalności, korespondencja z wykonawcami, opis sytuacji itp.

Jesteśmy świadomi, że każdy projekt jest niepowtarzalny, co sprawia, że sytuacja, w jakiej Państwo się znaleźli, może być szczególna. W razie gdyby zakres ułatwień nie uwzględniał szczególnych potrzeb projektu, które pojawiły się nieoczekiwanie w związku z pandemią COVID-19, prosimy o kontakt z opiekunem projektu we Wspólnym Sekretariacie.

Przyjęte zasady dotyczące kwalifikowalności wydatków wyraźnie obowiązują również beneficjentów Funduszu Małych Projektów.

W przypadku szczególnych trudności, środki mające na celu złagodzenie skutków epidemii COVID-19 mogą zostać rozszerzone przez Instytucję Zarządzającą.

Pobierz wytyczne jako plik PDF:
Wytyczne Instytucji Zarządzającej dotyczące kwalifikowalności wydatków z uwzględnieniem wpływu epidemii COVID-19